五、案例評析
【范例一】（指示性通知）
關於做好2007年重陽節期間群眾登高活動安全工作的通知
各區、縣級市人民政府，市政府各部門、各直屬機構：
今年10月19日是我國傳統節日重陽節，適逢重陽節第二天（20日）是星期六，預計重陽節期間將有大量群眾前往白雲山等地登高。為確保登高群眾的安全，避免發生重大治安、交通和山林火災等事故，各級政府和各部門、單位要高度重視和切實做好重陽節期間群眾登高活動的安全保障工作。現將有關事項通知如下：
一、成立機構，加強組織領導。市政府成立瞭由×××秘書長為總指揮……指揮部下設辦公室、治安交通組、消防安全組、醫療衛生組、新聞宣傳組，負責今年重陽節群眾登高活動安全的指揮協調工作……
二、認真開展安全檢查和整改工作。各區、縣級市政府要對轄區內的登高景點進行認真細致的安全檢查，發現隱患要及時整改……
三、加強安全宣傳和消防組織工作。市政府將發佈關於確保群眾登高活動安全的通告，……各有關新聞媒體應加強登高活動安全宣傳，提醒廣大市民註意重陽節期間登高活動安全……
四、加強情況報送工作。重陽節期間，各單位要保持高度的政治敏感性和工作責任感，及時上報有關群眾登高活動安全的情況，防止遲報、漏報。
五、為避免登高人流過度擁擠，10月19日至10月20日兩天，禁止全市各單位組織集體登山活動。
××市人民政府辦公廳
××××年××月××日
【評析】
這是一份指示性通知。開頭部分簡明扼要。除批轉、轉發性通知和任免通知外，一般通知的開頭部分都要寫通知緣由，即交代發佈通知的原因、目的、依據和意義。但指示性通知的緣由較為復雜，一般不用“為瞭”、“根據”這樣的慣用語開端，而是先說明發佈通知所針對的情況，再由此引出發佈通知的目的，最後寫慣用的過渡語。這就是說，要比其他通知多寫一段說明當前情況的文字。這段文字雖然是必不可少的，但也必須簡明扼要，因為後面的通知事項才是文章的主體，當前情況寫得太多，就會喧賓奪主。
指示性通知的主體部分要寫通知事項，主要是佈置工作任務，闡述工作意見、措施、辦法以及應註意的問題，一般是分段或分條列項寫。該文一是主旨明確。主體部分共寫瞭五個事項，這五個事項都與全文的主旨即標題中的事由——“做好重陽節期間群眾登高活動安全工作”密切相關，沒有一個事項遊離於這個中心。因此，文章的主旨並未因事項較多而變得模糊。二是具體可行。五個事項都是具體、明確的說明和要求，沒有任何抽象的說明、空泛的議論和缺乏可操作性的要求，因而便於受文單位貫徹執行。三是條理清楚。五個事項分別從加強組織領導、開展安全檢查和整改工作、加強安全宣傳和消防組織工作、加強情況報送工作、禁止各單位組織集體登山活動等提出措施，層次清晰，條理分明。四是措施周密。為確保登山群眾安全，避免發生重大治安、交通和山林火災等事故，針對在群眾登高活動中將要或可能出現的問題都作瞭佈置。上述特點決定瞭這個通知是一個實用性很強的文件，必能對做好重陽節期間群眾登高活動安全工作切實起到作用。
【范例二】（發佈性通知）
中共中央、國務院、中央軍委關於印發《軍隊轉業幹部安置暫行辦法》的通知
（××××年××月××日）
各省、自治區、直轄市黨委和人民政府，各大軍區黨委，中央和國傢機關各部委，軍委各總部、各軍兵種黨委，各人民團體：
現將《軍隊轉業幹部安置暫行辦法》印發給你們，請遵照執行。
《軍隊轉業幹部安置暫行辦法》的頒佈實施，是黨和國傢幹部人事制度改革的一項重大舉措，是建立適應社會主義市場經濟需要的有中國特色退役軍官安置制度的具體步驟，對於進一步做好軍隊轉業幹部安置工作，實現人才資源的合理配置，促進經濟和社會發展，加強國防和軍隊建設，都具有十分重要的意義。各級黨委、政府和軍隊各級組織，要從黨和國傢的根本利益出發，統一思想，加強領導和督促檢查，及時研究解決工作中遇到的矛盾和問題，切實把《軍隊轉業幹部安置暫行辦法》貫徹落實好。各有關部門要精心組織，密切配合，按照中央的要求，無論對計劃分配的軍隊轉業幹部，還是對自主擇業的軍隊轉業幹部，都要妥善安置，使他們人盡其才，各行其所。廣大軍隊轉業幹部要保持和發揚人民解放軍的優良傳統，服從大局，支持改革，體諒國傢和地方的困難，自覺聽從組織安排，努力在新的工作崗位上，為社會主義現代化建設作出新的貢獻。
各地區、各部門在執行中有什麼問題和建議，請及時報告。
軍隊轉業幹部安置暫行辦法
（略）
【評析】
這是一篇發佈性通知，用於發佈法規性文件，起公佈、通告作用。標題由發文機關、被發佈的規章、文種構成，事由鮮明，格式規范。正文包含兩層內容：一是用介詞結構前置的句式寫明發文目的，即“現將《軍隊轉業幹部安置暫行辦法》印發給你們，請遵照執行。”二是提出貫徹執行的希望和要求。特別是強調所發佈規章的重要意義，接著分別對各級黨委政府和軍隊各級組織、各有關部門、廣大軍轉幹部提出要求。文章言簡意賅，合乎規范。因是暫行辦法，在執行中可能會有不同意見，因此在最後說明“各地區、各部門在執行中有什麼問題和建議，請及時報告。”
【范例三】（批轉性通知）
國務院批轉財政部、國傢計委關於進一步加強外國政府貸款管理若幹意見的通知
各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：
國務院同意財政部、國傢計委《關於進一步加強外國政府貸款管理的若幹意見》，現轉發給你們，請認真貫徹執行。
利用外國政府貸款是我國引進外資的一種重要方式。進一步加強外國政府貸款管理工作，是在新形勢下認真貫徹中央關於積極、合理、有效地利用外資，更好地使用國外資金，防止和化解國傢主權外債風險，維護我國政府對外信譽的重要舉措。各地區、各部門要統一思想，高度重視，落實責任，切實做好有關工作。
國務院
××××年××月××日
【評析】
這是國務院批轉財政部和國傢計委的一份文件，標題由批轉文件機關名稱、主要內容和文種三要素構成，正文部分載明瞭三層內容：一是表明對被批轉文件即《關於進一步加強外國政府貸款管理的若幹意見》的態度；二是闡述瞭批轉該文件的必要性和重要性；三是提出瞭貫徹執行的希望和要求。整篇通知的內容集中而又明確，結構嚴謹而又完整。這是批轉或轉發性通知的一般寫法。
【范例四】（轉發性通知）
轉發省人民政府關於進一步完善文化經濟政策的通知
各區、縣級市人民政府，市政府各直屬單位：
現將省人民政府《關於進一步完善文化經濟政策的通知》（×府發〔××××〕×號）轉發給你們，結合我市實際情況提出以下意見，請一並貫徹執行：
一、文化事業建設費由我市各級地方稅務局……
二、×××××××××××××××××××××××××。
三、××××××××××××××××××××。
××市人民政府
××××年××月××日
關於進一步完善文化經濟政策的通知
（略）
【評析】
這是一篇轉發性通知。正文先指出轉發的文件，然後表明態度，提出要求。因要求不止一個，故分條列寫。
【病例一】
在工程建設中加強樹木保護的通知
市政園林〔2007〕××號
各建設單位、設計單位：
樹木是城市珍貴的生態和風景資源，而古樹名木更是本地區歷史和文化的象征，是“活文物”、“綠色古董”。保護好樹木，對美化和保護城市生態環境有著極其重要的作用。為瞭進一步指導建設工程的配套綠化修建性詳細規劃的編制，切實加強城市建設中樹木的保護工作，根據《××省城市綠化條例》、《××市城市綠化管理條例》等相關法規的要求，現就有關問題通知如下：
一、建設單位應委托規劃編制單位編制建設工程的配套綠化修建性詳細規劃，並報綠化行政主管部門審核。在編制配套綠化修建性詳細規劃時，規劃編制單位要對擬建設范圍內原有樹木進行調查，明確樹種、規格及數量，在報送審核時按要求提交原有樹木清單和分佈圖。…………
【評析】
這篇通知的主要問題是：
1.標題不規范。在標題前面應加上介詞“關於”，表述才合乎規范。
2.緣由沒有說清楚。在提出要求之前，應把當前有關的情況說清楚，然後才進入“為……現就有關問題通知如下”，這樣才能引起人們的重視。因此，應在“為瞭……”前加上：“但是，當前在城市工程建設中，一些建設單位和設計單位保護原有樹木意識薄弱，在規劃選址和設計時未做好擬建設范圍內原有樹木的調查工作，使得在建設過程中出現本可保留的樹木慘遭砍伐，大樹被迫移地而居，部分保留下來的樹木由於保護措施不到位而使生長受到瞭影響。這些現象的存在不僅使城市原有樹木大量減少，造成城市綠化資源的浪費，還嚴重影響瞭城市的景觀和生態環境。”這樣，下面提出的措施就有充分的依據瞭。
【病例二】
機關遊泳池辦證的通知
機關各直屬單位：
機關遊泳池定於6月1日正式開放，6月10日開始辦理遊泳證。請你們接此通知後，按下列規定，於元月三十日前到機關俱樂部辦理遊泳手續。
1.辦理對象：僅限於你單位幹部或職工身體健康者。
2.辦證方法：由你單位統一登記名單、加蓋印章到俱樂部辦理，交一張免冠照片。
3.每個遊泳證收費伍元。
4.憑證入遊泳池，主動示證，遵守紀律，聽從管理人員指揮。不得將此證轉讓他人使用，違者沒收作廢。
5.傢屬遊泳一律憑傢屬證，臨時購買另票，在規定的開放時間內入池。
××××俱樂部
××××年××月××日
【評析】
這份通知存在以下問題：
1.標題不規范。因是內部行文，可省略發文機關名稱，但介詞“關於”不應省略，並應由“關於”組成“關於辦理”的介詞結構。
2.材料歸類不當。第三點“收費”應歸入辦證方法。第四、五點內容與辦證無關，應刪去。
3.辦證時間不明確。辦證與開放時間相矛盾。
4.結構層次不清晰。應按緣由、事項、結語這幾部分來安排層次。
5.語言毛病較多。“幹部或職工”的“或”字應為“和”字，“你單位”、“請你們”應改為“各單位”，照片要求不明確，應是“每人”交照片，大小尺寸、黑白彩色應說明。
6.數字用法不統一。正文應用阿拉伯數字表述時間，但文中出現瞭“6月1日”、“6月10日”、“元月三十日”等不統一的用法。
【修改稿】
關於辦理遊泳證的通知
機關各直屬單位：
機關遊泳池定於6月1日正式開放。為規范管理遊泳池，為幹部職工提供良好的業餘活動場所，進場者須持有遊泳證。現將有關事項通知如下：
一、辦證時間：5月20日起6月20日止。
二、辦證對象：各機關單位幹部和職工身體健康者（憑健康證）。
三、辦證方法：各單位統一登記名單、加蓋印章到俱樂部辦理，每人交一張小一寸黑白免冠照片。每證收費伍元。
特此通知。
××××俱樂部
××××年××月××日
二、基本結構
（一）通知的基本結構
通知一般由標題、主送機關、正文、落款組成。
1.標題
通知的標題由發文機關、事由、文種組成，如《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關於嚴禁用公費變相出國（境）旅遊的通知》。
2.主送機關
通知的發文對象比較廣泛，主送機關較多，要註意排列的規范性。
3.正文
通知的正文一般由開頭、事項、結尾三部分組成。
（1）開頭。用來表述有關背景、根據、目的、意義等，既要提出準備“幹什麼”，又要講清“為什麼”或“憑什麼”。在行文時，應力求開門見山，簡明扼要。一般用“特作如下通知”、“現將有關問題通知如下”、“現通知如下”等，轉入通知的事項部分。
如《中共中央關於認真學習宣傳貫徹黨的十七大精神的通知》的開頭：“為深入學習宣傳貫徹黨的十七大精神，把全黨全國各族人民的思想統一到黨的十七大精神上來，把力量凝聚到實現黨的十七大確定的各項任務上來，現通知如下”（開頭目的、意義高度概括，而且開門見山、言簡意賅）。
（2）事項。闡明需要受文單位完成的任務或應當辦理的事宜，以及在執行過程中應把握的原則、重點、政策界限、註意事項等。在行文時，應力求明確具體，條理清楚，讓受文單位既知道“要求幹什麼”，又清楚“應當怎麼辦”，並明確“辦成什麼樣”。具體層次段落應根據內容需要來設置：內容多的，可設置醒目的大小標題，逐一具體闡述；內容少的，可劃分成若幹自然段落，一氣呵成即可。
如《中共中央關於認真學習宣傳貫徹黨的十七大精神的通知》的事項部分：“一、充分認識學習宣傳貫徹黨的十七大精神的重大意義；二、全面準確學習領會黨的十七大精神；三、堅持理論聯系實際，著眼武裝頭腦、指導實踐、推動工作；四、認真組織好黨的十七大精神的宣傳；五、切實加強組織領導。”
（3）結尾。發佈指示、安排工作的通知，可以在結尾處提出貫徹執行的有關要求，行文時應力求簡短有力。如《中共中央關於認真學習宣傳貫徹黨的十七大精神的通知》的結尾：“各地區各部門要及時將學習宣傳貫徹黨的十七大精神的情況報告中央。”
篇幅短小的通知，一般不需要專門的結尾部分。
4.落款
發文機關和成文日期，一般寫在正文之後右下方。
三、各類通知的具體結構
（一）指示性通知
指示性通知通常由標題、通知緣由、通知事項、結尾組成。
1.標題。采用發文機關、事由和文種三要素齊備的標題，應寫得準確、簡要。
2.通知緣由。一般應交代發佈通知的背景、目的、理由等，為下文提出通知事項作好鋪墊，應寫得簡明扼要，精練概括。用語要簡潔、明確，文字不宜過多。
3.通知事項。要明確、具體地交代應知和應辦的事項，即工作的任務和要求。可采用分條列項式寫法，用序號標明層次；也可采用分列小標題式寫法，將通知內容分作幾個方面，分別進行闡述。無論采取哪種方式，都必須做到條理清晰、眉清目楚，便於領會、理解和執行。
4.結尾。一般寫執行要求。有時用號召性文字提出希望和要求，有時用“以上通知，望認真執行”。
（二）發佈性通知
發佈性通知一般由標題、正文組成。
1.標題。通常由發文機關、被發佈的法規或規章名稱、文種三要素構成，如《國務院關於發佈〈掃除文盲工作條例〉的通知》。
2.正文。一般包括兩層內容：一是用介詞結構前置的句式（即“現將……”）引出被發佈的法規或規章名稱；二是提出貫徹執行的希望或要求。此項內容通常使用的習慣性語句有“請認真貫徹執行”，“請照此執行”等。在結構安排上，一般采用篇段合一式。
應當說明的是，由於發佈性通知是將有關的法規或規章以通知的名義進行發佈，因而就形成瞭“主件（通知）——附件（法規或規章）”的外在結構模式。但這種模式之中，附件即被發佈的法規或規章實質上是主件，是行文的目的所在，而“通知”本身實質上是附件，隻起“文件頭”的作用，將有關法規或規章“運載”發佈出來。
（三）事項性通知
事項性通知一般由標題、正文組成。
1.標題。通常由發文機關、事由和文種組成。
2.正文。通常由開頭、通知事項、結語組成。
（1）開頭。說明通知緣由，包括依據、目的和意義。
（2）通知事項。把佈置的工作或需要周知的內容分條列項地闡述清楚，講清目的、要求、措施、辦法等。主要的、重要的事項寫在前面，重輕有序。
（3）結語。常用“特此通知”、“請遵照（研究、參照）執行”等作為結語。
（四）轉發性通知
轉發性通知行文一般比較簡短，格式相對固定，其後均有被批轉、轉發和印發的原文作為附件。具體結構如下：
1.標題。轉發性通知標題一般由發文機關+轉發或批轉+被轉文件的標題（通知之外的文種）+通知構成。
如《國務院批轉國傢體改委關於在治理整頓中深化企業改革強化企業管理的意見的通知》。如果被批轉對象系法規性文件，要加註書名號。在實際寫作中，由於要引用原文標題，容易使其標題字數較多。在這種情況下，如不妥善處理，就會導致整個標題煩瑣累贅。解決的辦法：
（1）壓縮介詞“關於”。為避免重復出現“關於”，通常發文機關的“關於”用“批轉”、“轉發”或“印發”替代。亦即在整個標題中隻保留一個“關於”。例如《國務院辦公廳轉發國傢經貿委關於鼓勵和促進中小企業發展若幹政策意見的通知》，將“轉發”之前的“關於”刪略，既省減瞭文字，又加強瞭批轉語氣。
（2）壓縮相同且又重疊的文種。例如《×××轉發×××關於×××的通知的通知》，此種形式標題，其文種重疊，實屬贅疣。為防止出現“通知的通知”，通常有四種寫法：
一是變換文種轉發。當需要批轉或轉發以通知文種制發的公文時，可以用意見文種來轉發；需要批轉或轉發以意見文種制發的公文時，可以用通知來轉發。
二是“貫徹文號加公文主題”。如《×××關於貫徹中辦〔2012〕××號文件進一步做好××工作的通知》。
三是按照標題三要素擬寫標題。如直接寫成《×××關於進一步做好××工作的通知》。這種寫法既不累贅又符合公文對標題的要求，不足之處是標題中體現不出來貫徹上級指示這層意見，但可以在正文中予以說明。
四是減少中間環節，不要層層轉發，直轉即可。如果是多層轉發的公文，可以省去中間過渡的機關，直接轉最初發文機關及其原通知標題，在正文中說明轉發情況。如一個這樣的標題：“×××關於轉發《北京市人民政府關於轉發〈國務院關於做好國慶期間安全工作的通知〉的通知》”。這個標題有三個層次，用瞭三個“關於”，兩個“的通知”，很不順口。可把這個標題簡化為“×××轉發關於做好國慶期間安全工作的通知”。至於被北京市轉發過的內容，可在轉發意見中交代清楚。
批轉和轉發文件的公文，所轉發的文件內容要出現在標題中，但不一定使用書名號。如《國務院辦公廳轉發教育部等部門關於進一步加快高等學校後勤社會化改革意見的通知》。
2.正文。轉發性通知的正文結構與其他常用公文不同，通常采用以下兩種結構形式。
（1）單一的“轉發通知”。由轉發依據、通知的具體內容和執行要求三部分組成。如“經×××研究同意（轉發依據），現將《××××××》（通知的具體內容）轉發給你們，請認真貫徹執行（執行要求）”。
（2）由“轉發通知”和“轉發指示”構成。“轉發通知”的構成已如上述。“轉發指示”，指被轉發公文的基本精神的提要、強調和補充，提請受文單位重視。應緊扣轉發文件的主要內容作出指示，行文要簡明扼要，不能脫離主題，泛泛而論。一般應載明三層內容：一是寫明被批轉、轉發或印發的文件；二是指明通知事項的意義，亦即闡述批轉、轉發或印發該文件的必要性和重要性；三是提出具體的貫徹執行的意見或要求，要特別註意所提出的執行要求必須具有針對性，即要結合實際情況，把普遍化的要求個性化，要講“地方話”，講“方言”，對被批轉、轉發、印發的文件內容要求加以具體化，做到有的放矢。可以結合本單位實際對上級的有關要求加以重申、強調，並作出適當安排；也可以對被轉發文件闡述不夠充分的加以補充、說明、深化。具體寫法上，可以避虛就實，也可以以虛寫實。如上級要求比較原則，轉發時就針對本單位的特殊性，提出可操作性強的具體措施和實施步驟。如被轉發的文件屬於規章制度類的東西，對某方面的工作規定得比較具體詳細，操作性較強，轉發時也可以提出如何學習貫徹等“較虛”的具體要求。
例：
中共中央辦公廳關於印發《地方黨委委員、紀委委員開展黨內詢問和質詢辦法（試行）》的通知
各省、自治區、直轄市黨委，中央各部委、國傢機關各部委黨組（黨委），解放軍各總部、各大單位黨委，各人民團體黨組：
《地方黨委委員、紀委委員開展黨內詢問和質詢辦法（試行）》（以下簡稱《辦法》）已經中央同意，現印發給你們，請認真貫徹執行。
《辦法》的頒佈施行，是新形勢下加強黨的建設的一項重要舉措，對於堅持黨要管黨、從嚴治黨的方針，進一步發展黨內民主，加強黨內監督，促進黨內和諧，具有十分重要的意義。地方各級黨組織一定要從全面落實科學發展觀的高度，充分認識貫徹實施《辦法》的重要性，認真學習，廣泛宣傳，嚴格執行。地方各級黨委委員、紀委委員要切實履行好《辦法》賦予的權利，不斷提高運用詢問和質詢制度開展黨內監督的能力和水平。
各地區在執行過程中如有問題和建設，請及時報告中央。
中共中央辦公廳
××××年××月××日
結束部分通常使用的習慣用語有“請遵照執行”、“請認真貫徹執行”、“請參照執行”、“請認真貫徹落實”等，具體如何使用，應視所批轉、轉發或印發文件的內容選定。例如通知中的意見屬於探索性的，且法律程序不夠完備，需要下級機關邊執行邊修改，則習慣用語一般寫為“請研究試行”；如通知中的要求隻是根據一定地區的特點，或者批轉下級機關的報告、有參考價值的意見和建議，或者是應引起註意的問題，則習慣用語一般寫為“請參照執行”等等。
在實際寫作中，這種習慣用語也可寫於第一層次內容的結尾處。
實踐中，不少批轉或轉發性通知的正文部分時常省略第二、三層內容，也是可以的，它使行文顯得更加簡練明快，幹凈利落。
例：
中共中央辦公廳關於轉發中央深入學習實踐科學發展觀活動試點工作領導小組《深入學習實踐科學發展觀活動試點工作總結報告》的通知
各省、自治區、直轄市黨委，中央各部委、國傢機關各部委黨組（黨委），解放軍各總部、各大單位黨委，各人民團體黨組：
遵照中央領導同志的指示，現將《深入學習實踐科學發展觀活動試點工作總結報告》轉發給你們，供在分批開展深入學習實踐科學發展觀活動中參考。
中共中央辦公廳
××××年××月××日
起草轉發類通知經常出現這麼兩種情況：第一，不該說的說瞭。即重復，就是與發文機關起草根據、目的、背景、要求等相重復，這些內容原文已有，起草通知時開篇即講轉發事宜，不必再重復。第二，該說的沒有說。就是有的轉發上級文件的通知，用三兩行文字解決。如何結合本單位實際落實沒有任何具體要求，實際上這正是轉發文件的重點。如此簡單地照轉，算不上什麼轉發，與翻印差不多。這樣轉發通知，是不負責任的表現。出現上面第二種情況的一個重要原因，就是很多同志起草轉發文件的通知時感到無話可說，總感覺上級文件對某項工作已經有比較明確的部署，按上級的要求執行就行瞭。這種認識是錯誤的。
（五）曉諭性通知
曉諭性通知結構簡單、內容單一，正文往往采用篇段合一的形式，把通知的事情說清楚即可，沒有必要予以議論評價或闡發意義，也不提執行要求。
例：
關於國慶節中秋節放假的通知
各部、局，各分社，各所屬單位，各直屬報刊：
根據國務院辦公廳有關通知精神，我社2009年國慶節、中秋節放假時間為：10月1日至10月8日，共8天。9月27日（星期日）、10月10日（星期六）正常上班。
放假期間人民日報不休刊，各部門要安排好值班工作。部門值班領導要確保隨找隨到，值班人員要堅持在崗值班。請9月25日（星期五）前，將部門值班領導、工作人員名單、聯系電話及放假期間離京的局以上領導幹部名單報辦公廳總值班室。
從10月9日起，報社將執行冬季作息時間。上班時間：上午8∶00至12∶00，下午13∶00至17∶00。
祝全社同志節日快樂！
辦公廳
××××年××月××日
四、寫作技法
（一）通知目的要明確
首先要明確為什麼寫這個通知，通知的主要內容是什麼，然後確定怎麼寫。其次要確定寫作的范圍和對象，針對什麼問題，解決什麼問題。不同種類的通知有不同的目的，寫作之前就要明確。
（二）內容要清晰
要交代清楚相關情況、緣由，以及時間、地點、任務、要求等。正文的表態、承接、過渡要與標題相符。
（三）措施要切實可行
通知要體現對下級機關的領導與指導，既講任務、要求，又要講方法、步驟、措施，語言不能空泛，以免下級機關難以理解執行。
（四）語言要簡潔
批轉、轉發性的通知，不必在正文中復述轉發文件的內容。提出執行要求，要根據內容認真琢磨，準確表達。
（五）行文要及時
有些通知時間性很強，要求及時辦理。如果行文不及時，就會延誤工作或失去效用。
六、註意事項
（一）要講求實效，切忌濫發通知
由於發佈通知是要求所屬機關單位貫徹執行或周知的，其目的在於指導和推動工作的深入開展。因此，要註意發佈的必要性，講求實效，嚴禁隨意濫發。
（二）要把握內涵，切忌越俎代庖
通知具有多功能的特性，在實踐中往往備受“偏愛”。有些公文，按其內容性質及發文的目的要求本來應當用“函”、“指示”、“意見”或“通告”，卻往往被“通知”代替，甚至有些本來應用“啟事”、“聲明”之類的日常應用文也隨意用“通知”行文，既失嚴肅，又有悖法規規定，應當引起註意。
（三）要主旨明確，切忌模棱兩可
發佈通知是為瞭解決實際問題並且需要貫徹執行的，寫作時必須做到主旨明確，結構嚴謹，用語通暢，令人一目瞭然。在內容上必須符合黨和國傢的方針政策以及上級的指示精神，還要合乎本地區、本部門的實際情況。