雖然即時通訊軟件（例如QQ、微信、釘釘等）已經基本成為我們生活中最主要的線上交流渠道，但是電子郵件仍然是必不可少且不可替代的一種通信工具。
在學生階段，我們需要使用電子郵件與導師、工程師、同學進行較為正式的事務傳達、交流溝通。畢業之後，E-mail的地位會更加重要。
接下來根據我在校階段使用郵件的經驗，結合網上能找到的一些相關禮節，進行一個簡單的總結，內容主要包括：
- 主題（標題）如何撰寫
- 正文註意事項
- 附件相關細節
- 收發習慣及郵箱管理
一、主題如何撰寫
在最開始，我們要明確發電子郵件最重要的目的：
節省他人的時間。
因此需要在最短的時間內將完整、可靠的信息傳達給對方。
於是我們有瞭第一個註意事項，切忌空白標題。什麼信息都不傳達，還浪費時間點進去？怕是沒見過大佬們每天有多少郵件要處理。（手動狗頭hhh）
標題不宜過長，如果在對方的郵箱界面你發過去的郵件標題無法完全顯示，第一印象就不會太好瞭。我翻瞭下我的發件箱，大致數瞭下基本上都是12個字以內，能讓對方知道你的郵件是關於什麼事就行。
根據要求確定標題，有時候是活動/課程要求通過郵件上傳資料/作業等等，一般會在通知裡說明例如“郵件主題：學號+姓名/日期+論文標題”等等格式，這個真的是無力吐槽，我記得以前作為收件方總能收到不按要求來的郵件，也不知道是不是真的差這麼幾秒鐘把標題改好hhhh。
慎用重點標記。為瞭引起註意，有些同學可能會喜歡在郵件標題裡加上【緊急】、【速回】、***等字樣，“狼來瞭”的故事聽過吧~你的每封郵件都是緊急，那等你真的有緊急重要的事情發郵件的時候對方怎麼知道呢？當然，如果事情確實重要，你可以考慮使用特殊符號進行著重表示，總之慎用。
二、正文註意事項
和標題一樣，切忌空白正文。除非你們關系很好，剛面對面說完用郵件傳一下什麼文件。一般而言，郵件傳達信息的正式程度不亞於一次會面，如果空著正文隻傳個附件，相當於一個什麼場景呢，想象一下：打開對方的辦公室門，不加一句言語，在對方桌上扔下文件就走，我能想到的產生這樣的場景的可能原因大致隻有辭職/絕交瞭hhhhhh
那麼言歸正傳，常規的一封郵件正文應包括以下因素：
稱呼、問候、具體事宜、落款（簽名檔）。
在說明具體事宜時，有如下註意事項：
- 簡明扼要，行文通順地將事說清楚，如果事情較為復雜，可以使用附件進行詳細描述，正文僅做摘要介紹。
- 註意語氣，尊重對方。具體根據收件方與自己的關系，郵件性質，選擇恰當的語氣進行論述。
- 以要點列表的方式分段說明，將每一段的意思清晰明確地說明，但不宜冗長。
- 一封郵件交待完整信息。不要過幾分鐘突然又有什麼改動/補充，即使有的郵件系統有撤回功能，對方看到難免有幾分不悅。
- 合理提示重要信息。可以通過修改字號，字體加粗，顏色等功能合理標註重點信息，但也不要花花綠綠得太多讓人找不到重點。
- 適當使用表格、圖片等輔助闡述。對於簡單用文字難以講述清楚的事務，可以通過這兩種方式呈現，畢竟現在不是2G時代瞭23333。
- 避免拼寫錯誤，發送前檢查清楚。
- 避免網絡用語和笑臉表情等。這個應該不用多講，別把聊天的習慣帶到郵件中去。
- 禮多人不怪。禮貌用語恰當使用，不要輸給隻會說“你好”、“謝謝”、“對不起”、“請”等幾句話的鸚鵡。
我暫且不要臉地發一個曾經自己采購原料的郵件作為參考案例：
開頭簡單打個招呼，說清楚自己身份和郵件具體想表達什麼信息，差不多也就夠瞭，也不要真的因為太關註細節一件簡單的事磨磨蹭蹭半天郵件不敢發出去hhhhhh以後如果真的要特別關註細節的時候自然有人會來教你（應該？）。
至於最後的簽名檔，大傢可以自己找一下郵件系統具體在哪裡設置，要留哪些信息，中文還是英文可以參考自己收件箱裡的那麼多郵件，像我的話目前設置如下所示：
大傢按自己喜好來就好，沒有那麼多條條框框（不然叫啥簽名，別太過分就好，當然也要分收件對象，自己斟酌吧~）。
三、附件相關細節
附件是對郵件正文的補充，以及其他可能會用到的文件，主要註意事項如下：
- 如果郵件帶附件，應在郵件正文內進行說明，提醒收件人查看附件。有些郵件系統附件是附在最下面而不是最上面，如果沒有說明，你的正文又太長，那隻能你背鍋hhhh
- 附件名字應按照有意義的名字命名。要求和郵件標題基本一致，畢竟下載到電腦裡之後附件並不會自帶你的郵箱信息，舉一個真實情景：導師要求組內同學都傳一張照片到他郵箱，然後你直接傳個“IMG_0142.jpg”作為附件，是等著導師幫你打開 認個臉 再改文件名還是怎麼說（手動狗頭）。
- 正文應對附件內容進行簡要說明，尤其是帶有多個附件的時候。
- 附件數量不宜過多，超過4個時，應打包壓縮。
四、收發習慣及郵箱管理
請大傢務必養成定期查看郵箱的習慣，頻率應不低於一天一次，可以使用郵件客戶端軟件（電腦端&手機端）登錄自己的郵箱以方便隨時查看收件箱，我個人用的是Foxmail，在軟件推薦（1）裡提到過。
及時回復郵件，同時對於需要溯源的（有過往郵件記錄的），請在原郵件中點擊“回復”以保留過往記錄一起發送，別麻煩對方要查看記錄的時候還得一個個往前翻郵箱。同時，郵件主題可按需要進行相應修改，不然兩個人都這樣最後標題前面一連串的“re：”“回復：”啥的，擱這玩貪吃蛇呢hhhhh
對自己郵箱的郵件做好分類。反正我個人是挺討厭一大堆廣告/（不）定期通知郵件全塞在郵箱裡的，現在郵件系統裡應該都有新建一二級文件夾的功能，對於能確定郵箱類型的郵件，我們可以根據發件人郵箱/郵件主題/正文等內容對收件進行自動歸類處理，將廣告/固定來源的通知移到某個文件夾內，如下所示：
這樣一來至少大部分不需要你及時查看/回復的郵件就不會直接出現在你的收件箱裡瞭，定期批量查看處理一下即可。
關於抄送：這個功能我們目前用的可能比較少，但是時不時可能作為被抄送人出現在郵件裡，它的意義在於你不是郵件的直接接收方，不需要做出直接回應，但是這件事你需要知曉，收件方/發件方在處理這件事時可能需要你的協助。另一個比較常見的場景就是你在和外組進行合作交流時，和其他機構的同學通過郵件交流目前進展時往往需要抄送給你的導師，確保他知悉你們的進度，以便中途給出相應的指導意見。
關於電子郵件的使用就說這麼多，在網絡發達的今天這也是一項基礎技能瞭，希望各位不要因為簡單就對這項技能一點都不上心，以後因為這個問題被社會毒打。
最後，祝大傢學業有成，科研順利！
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